Author: SITI KAMALIAH

Nama : Siti Kamaliah

NPM : 0218123014

Dosen Pengampu : Iis Rostiawati S.E., M.M

Membuat stuktur suatu proyek diperlukan untuk mengtahui berapa lama suatu proyek akan berlansung, berapa biaya yang diperlukan, bagaiman gambaran proyek yang akan dibuat, dan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan proyek tersebut.

Adapun pengertian organisasi menurut James D Mooney, organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Sedangkan menurut Chester I Banard, organisasi sebagai suatu sistem daripada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu sistem yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi ini berfungsi untuk memberikan pengetahuan secara berkelanjutan baik mengenai cara bekerjasama, adanya pembagian pekerjaan untuk menghindari tumpng tidih dan adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab

Sedangkan organisasi proyek adalah suatu sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.

Tujuan organisasi dapat dicapai dengan cara melakukan proses sebagai berikut :

1. Identifikasi dan pembagian kegiatan
2. Pengelompokkan penanggung jawab kegiatan
3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab
4. menyusun mekanisme pengendalian

Struktur organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen atau oposisi dalam suatu organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan. Di dalam struktur organisasi tergambar adanya :

a. pembagian pekerjaan

b. pimpinan dan bawahan

c. tipe-tipe pekerjaan yang harus dilakukan

d. tingkatan-tingkatan dalam manajer

Struktur organisasi proyek dibuat berdasarkan situasi kultur dan keunikan berbeda berdasarkan kebutuhan sistem menejemen proyek. Pemilihan organisasi proyek didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyeksemakin kompleks proyek, semakin kompleks pula susuanan organisasinya.

Organisasi Proyek Fungsional

Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional di gunakan.

Berikut kelebihan organisasi proyek fungsional :

1. para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian
2. setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatn sumberdaya
3. masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas.

Sedangkan kekurangannya adalah :

1. Tidak adanya penanggungjawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu
2. kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya
3. koordinasi horizontal antar bidang akan memerlukan waktu lebih lama kepada pihak diluar perusahaan
4. lambat dalam menanggapi masalah di luar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional

Organisasi Proyek Murni

Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan. Kendali didalam proyek membutuhkan organisasi sendiri dalam rangka mengelola tujuan, sasaran, dengan data, informasi serta sumber daya yang ada dan terbatas. Hal ini ditunjukkan dengan struktur organisasi personel proyek di slide berikutnya.

Adapun ciri-ciri proyek murni adalah sebagai berikut:

• pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan proyek
• tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek
• hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional

Kelebihan organisasi proyek murni antara lain:

• Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik
• Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas tim
• Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat
• Dengan dipindahkan para spesialis dari organisasi fungsional ke dalam organisasi proyek maka jalur komunikasi dan arah kerja lebih pendek

Sementara kekurangan dari organisasi proyek murni adalah :

• Biaya yang dikeluarkan cenderung mahal
• Kurangnya efisiensi karena membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu bersamaan

Organisasi Proyek Matriks

Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.

Kelebihan dari organisasi proyek matriks antara lain:

a. dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek

b. Jika proyek bersifat rahasia maka sebaran informasi dalam kelompok kerja dapat dikendalikan keamanannya

Kekurangan dari organisasi proyek matriks antara lain;

a. Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas jika pelaksana proyek ada yang sakit

b. Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik

Manajer Proyek 

Menurut Project Management Body of Knowledge Guide (PMI 2001) mengatakan bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek

Tugas dan tanggung jawab manajer proyek ebagai kepala tim proyek adalah sebagai berikut:

1. Mengelola berbagai macam kegiatan
2. Mengella tenaga kerja dan tenaga ahli dalam jumlah besar terutama dalam aspek perencanaan
3. Mengelola pelaksanaan dan pengendalian untuk sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu
4. Pada tahap pemangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran

Adapun kriteria manajer proyek antara lain:

1. Inisiatif
2. Fleksibilitas
3. Responsibility
4. Kritis
5. Menyukai tantangan dan memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapi tantangan
6. Mengantisipasi persoalan dengan tidak jemu-jemunya mengkaji dan menganalisis masalah tersebut dan mempersiapkan alternatif-alternatif pemecahannya

Daftar Pustaka

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI

Karaini, Armaini Akhirson. Pengantar Manajemen Proyek Seri Diktat Kuliah.  Depok : Universitas Gunadarma

Project Selesction merupakan suatu proses untuk memilih proyek yang mana prioritas setiap gagasan proyek akan dinilai dari berbagai perspektif. Proses ini juga menyaring proyek yang bermutu dan menggunakan effort yang masih terjangkau oleh organisasi. Adapun tujuan project selection adalah untuk mengetahui resiko-resiko yang ada dalam project. resiko-reiko tersebut dapat berupa resiko teknikal (technical risk), resiko keuangan (financial risk), resiko keamanan (safety risk), resiko kualitas (quality risk) dan legal exposure. Selain untuk mengetahui resiko-resiko, project selection juga bertujuan untuk mengetahui beberapa keuntungan seperti, harapan adanya ROI, payback period, potensial market share, dan long term market dominance.

 

KOMPONEN PROSES EVALUASI

Evaluasi proyek atau uji kelayakan bisnis merupakan pengkajian suatu ususlan proyek untuk menentukan apakah dapat dilaksanakan (go project) atau tidak (no go project) dengan berdasarkan berbagai aspek kajian. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah suatu proyek dapat dilaksanakan dengan berhsil, sehingga dapat menghindari kesalahan investasi modal untuk kegiatan yang ternyata tidak menguntungkan.

Adapun tahapan-tahapan evaluasinya adalah sebagai berikut:

• Tahap penemuan ide
• Tahap penelitian
• Tahap evaluasi kelayakan
• Tahap pengurutan ususlan yang layak
• Tahap rencana pelaksanaan
• Tahap pelaksanaan

CHECKLIST AND SCORING MODELS

Checklist Model

Checklist model adalah model pemilihan proyek berdasarkan daftar kriteria yang berhubungan dengan pilihan proyek. Beberapa hal yang (daftar kriteria) yang diperhatikan untuk pengembangan produk baru:

• Biaya pembangunan
• Potensi Return On Investment (ROI)
• Resiko-resiko dari usaha baru
• Stabilitas proses pembangunan
• Pemerintah atau pemangku kepentingan dari proyek yang akan dikerjakan
• Potensi durabilitas proyk dan masa depan pasar

Scoring Model

Scoring model adalah model pemilihan proyek yang memberikan peringkat pada setiap kriteria pembangunan proyek sesuai dengan kepentingannya. Scoring model ini dilakukan dengan cara memberikan nilai (score) terhadap komponen-komponen yang telah ditentukan sesuai dengan bobot kepentingannya.

POHON KEPUTUSAN

Pohon keputusan adalah model prediksi menggunakan struktur pohon atau stuktur hirarki. Pohon keputusn adalah salah satu metode klasifikasi yang paing populer karena mudah untuk diinterpretasi.

Tujuan dari dibuatnya pohon keputusan adalah untuk:

• Memahami kasus dan seluruh aspek yang terkait
• Menggambarkan kerangka berpikir yang sistematis
• Menggambarkan struktur pengambilan keputusan yang dilakukan decision maker sepanjang tahapan/urutan waktu termasuk seluruh kemungkinan keputusan dan outcome.

Adapun asumsi dasar pohon keputusan adalah sebagai berikut:

•  Desicion maker hanya mengambil satu keputusan
• Setiap keputusan hanya mempunyai outcomes tertentu
• Semua proses menunjukkan tahapan waktu (time squence)

Contoh kasus pohon keputusan:

Asumsikan anda memiliki sejumlah dana untuk diinvestasikan pada dua alternatif proyek,yaitu proyek A dan proyek B. Peluang proyek A memberikan keuntungan 20% dengan nilai keuntungan Rp 50.000.000. Kemudian peluang proyek B memberikan keuntungan sebesar 45% dengan nilai keuntungan  Rp 10.000.000. Buatlah pohon keputusan untuk membantu Anda dalam mengambil keputusan.

Expected Monetary Value:

Dasar pengambilan keputusan didasarkan pada nilai ekonomi yang diharapkan (tertinggi).

Formula EMV: 

EMV =? (Probability x nilai payoff yang diharpkan)

EMV kasus 1:

EMVA =? (0,20 x 50.000.000) +(0,8 x 0) = 10.000.000

EMVB = ? (0,45 x 10.000.000) +(0,55 x 0) = 4.500.000

Kesimpulan; Pilih Proyek A

 

Proyek merupakan usaha sementara yang dilakukan untuk menghasilkann produk, layanan, atau hasil yang unik. Ukuran dari proyek ini bisa kecil dan besar serta dapat diselesikan dengan jangka waktu yang singkat atau lama. Manajemen proyek diperlukan bukan hanya agar proyek dapat diselesaikan sesuai dengan target yang telah ditentukan, tetapi juga agar dalam pembuatannya dapat diterapkan beberapa terobosan.

Proyek memiliki beberapa karakteristik konsep diantaranya adalah memilki tujuan unik dan bersifat sementara. Karakteristik konsep ini disertai juga pengembangannya yang menggunakan elaborasi progresif. Elaborasi progresif dalam hal ini artinya proyek tersebut berkembang dalam langkah-langkah pelaksanaan dan berlanjut secara bertahap. Selain itu, karakteristik proyek juga memerlukan pelanggan dan sponsor utama, karena sponsor proyek biasanya menyediakan arahan dan dana untuk proyek.

Selain karakteristik, proyek juga mmiliki batasan yang berbeda-beda dalam sasaran lingkup, waktu dan biaya. ketiga hal tersebut harus dilakukan secara seimbang. Dengan begitu, manajemen proyek dapat dikatakan berhasil.

Secara garis besar siklus hidup proyek terbagi menjadi 4 tahapan yaitu, tahap konsepsi , perencanaan, eksekusi dan operasi.  Pada tahap konsepsi dapat dilakukan dengan membuat proposal yang berisi Request For Proposal (RFP). RFP ini memuat semua informasi yang sesuai berdasarkan permintaan user, seperti, tujuan dan lingkup proyek, batasan ongkos dan waktu, spesifikasi proyek, kebutuhan dana dan lain-lain. Setalah dibuatnya proposal proyek, kemudian dilakukan negosiasi antara user dengan calon kontraktor yang terpilih dengan tujuan untuk menyamakan posisi kedua belah pihak agar didapat kesepakatan bersama mengenai proposal yang telah dibuat.

Secara spesifik proyek dapat dikatakan berhasil apabila hasil dari proyek tersebut dapat diterima oleh pelanggan (user), biaya yang dikeluarkan ketika proyek terselesaikan tidak jauh dari rencana awal, kualitasnya baik, SDM-nya terampil, memiliki resiko yang kecil dan diharapkan tidak akan menimbulkan permasalahan baru di masa depan.

Mata Kuliah: Manajemen Proyek

Dosen Pengampu: Iis Rostiawati

Selamat Datang di Blog Siti Kamaliah!

Semoga konten yang saya tulis dapat bermanfaat.