STRUCTURING THE PROJECT

Nama : Siti Kamaliah

NPM : 0218123014

Dosen Pengampu : Iis Rostiawati S.E., M.M

Membuat stuktur suatu proyek diperlukan untuk mengtahui berapa lama suatu proyek akan berlansung, berapa biaya yang diperlukan, bagaiman gambaran proyek yang akan dibuat, dan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan proyek tersebut.

Adapun pengertian organisasi menurut James D Mooney, organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Sedangkan menurut Chester I Banard, organisasi sebagai suatu sistem daripada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu sistem yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi ini berfungsi untuk memberikan pengetahuan secara berkelanjutan baik mengenai cara bekerjasama, adanya pembagian pekerjaan untuk menghindari tumpng tidih dan adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab

Sedangkan organisasi proyek adalah suatu sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.

Tujuan organisasi dapat dicapai dengan cara melakukan proses sebagai berikut :

  1. Identifikasi dan pembagian kegiatan
  2. Pengelompokkan penanggung jawab kegiatan
  3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab
  4. menyusun mekanisme pengendalian

Struktur organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen atau oposisi dalam suatu organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan. Di dalam struktur organisasi tergambar adanya :

a. pembagian pekerjaan

b. pimpinan dan bawahan

c. tipe-tipe pekerjaan yang harus dilakukan

d. tingkatan-tingkatan dalam manajer

Struktur organisasi proyek dibuat berdasarkan situasi kultur dan keunikan berbeda berdasarkan kebutuhan sistem menejemen proyek. Pemilihan organisasi proyek didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyeksemakin kompleks proyek, semakin kompleks pula susuanan organisasinya.

Organisasi Proyek Fungsional

Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional di gunakan.

Berikut kelebihan organisasi proyek fungsional :

  1. para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian
  2. setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatn sumberdaya
  3. masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas.

Sedangkan kekurangannya adalah :

  1. Tidak adanya penanggungjawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu
  2. kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya
  3. koordinasi horizontal antar bidang akan memerlukan waktu lebih lama kepada pihak diluar perusahaan
  4. lambat dalam menanggapi masalah di luar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional

Organisasi Proyek Murni

Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan. Kendali didalam proyek membutuhkan organisasi sendiri dalam rangka mengelola tujuan, sasaran, dengan data, informasi serta sumber daya yang ada dan terbatas. Hal ini ditunjukkan dengan struktur organisasi personel proyek di slide berikutnya.

Adapun ciri-ciri proyek murni adalah sebagai berikut:

  • pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan proyek
  • tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek
  • hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional

Kelebihan organisasi proyek murni antara lain:

  • Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik
  • Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas tim
  • Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat
  • Dengan dipindahkan para spesialis dari organisasi fungsional ke dalam organisasi proyek maka jalur komunikasi dan arah kerja lebih pendek

Sementara kekurangan dari organisasi proyek murni adalah :

  • Biaya yang dikeluarkan cenderung mahal
  • Kurangnya efisiensi karena membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu bersamaan

Organisasi Proyek Matriks

Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.

Kelebihan dari organisasi proyek matriks antara lain:

a. dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek

b. Jika proyek bersifat rahasia maka sebaran informasi dalam kelompok kerja dapat dikendalikan keamanannya

Kekurangan dari organisasi proyek matriks antara lain;

a. Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas jika pelaksana proyek ada yang sakit

b. Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik

Manajer Proyek 

Menurut Project Management Body of Knowledge Guide (PMI 2001) mengatakan bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek

Tugas dan tanggung jawab manajer proyek ebagai kepala tim proyek adalah sebagai berikut:

  1. Mengelola berbagai macam kegiatan
  2. Mengella tenaga kerja dan tenaga ahli dalam jumlah besar terutama dalam aspek perencanaan
  3. Mengelola pelaksanaan dan pengendalian untuk sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu
  4. Pada tahap pemangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran

Adapun kriteria manajer proyek antara lain:

  1. Inisiatif
  2. Fleksibilitas
  3. Responsibility
  4. Kritis
  5. Menyukai tantangan dan memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapi tantangan
  6. Mengantisipasi persoalan dengan tidak jemu-jemunya mengkaji dan menganalisis masalah tersebut dan mempersiapkan alternatif-alternatif pemecahannya

Daftar Pustaka

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI

Karaini, Armaini Akhirson. Pengantar Manajemen Proyek Seri Diktat Kuliah.  Depok : Universitas Gunadarma

Print Friendly, PDF & Email